HOME>注目記事>文書管理担当者は必見。ソフトの選び方やその種類について

導入するときの重要なポイントとは

PCと電話

企業活動において重要な業務である文書管理。以前はアナログで管理することが多かったですが、業務に必要な文書をデジタル化し、情報を効率よく格納・管理する文書管理ソフトが注目されています。企業活動が長くなるにつれて、管理すべき文書が膨大になりますが、それでも短時間で必要な情報だけを取り出す必要があります。そのような場合に文書管理ソフトが役立つのです。ところで各メーカーから様々な文書管理ソフトが提供されていますが、担当者にとってどのシステムを採用するかは重要な課題です。選ぶ際のポイントとしては、導入目的を明確化させることです。企業によって文書管理に対する課題は異なります。例えば紙媒体の書類を何とかしたかったり、他部署と簡単に情報を共有したかったりなど様々な課題があります。課題を洗い出して解決のために、どのような機能が付いているソフトを選ぶべきか検討しなければならないのです。

オンプレミス型とクラウド型

男女

大量の文書を管理するために、文書管理ソフトを導入する企業が増えています。しかし未だに、「業務で使用したい文書がすぐに探せない」、「適切な文書管理ソフトを見つからない」と悩んでいる企業も少なくありません。文書管理ソフトにはいくつか種類がありますが、オンプレミス型やクラウド型に分類することができます。オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーへソフトをインストールするタイプです。サーバー導入のコストはかかりますが、外部に情報が漏洩しにくいといったメリットがあります。クラウド型とは、インターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを利用する仕組みです。オンプレミス型とは異なり導入コストは抑えられますが、漏洩を避けるためにセキュリティー管理を強化する必要があります。

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